วงจร YonSuite จากคำขอเดินทางถึงบันทึกค่าใช้จ่าย
เชื่อมคำขอเดินทาง การควบคุมงบ การจอง การเก็บหลักฐาน การอนุมัติ การจ่ายเงิน และการบันทึกบัญชีเป็นกระบวนการที่ตรวจสอบย้อนหลังได้
เป้าหมายการเรียนรู้
สร้างมาตรฐาน Travel & Expense ที่พนักงานใช้ง่าย ฝ่ายการเงินตรวจสอบได้ และผู้บริหารติดตามได้
บทบาทที่เหมาะสม
พนักงานเดินทาง หัวหน้างาน หัวหน้าแผนก ผู้ตรวจค่าใช้จ่าย นักบัญชี แคชเชียร์ และผู้ดูแลระบบ
เงื่อนไขก่อนเริ่ม
- ตั้งค่าพนักงาน แผนก Cost Center โครงการ ผู้อนุมัติ และบัญชีจ่ายเงินแล้ว
- บริษัทอนุมัตินโยบายเดินทาง ประเภทค่าใช้จ่าย งบประมาณ การอนุมัติกรณีเกินเกณฑ์ และเอกสารแนบแล้ว
- หากใช้การอ่านเอกสาร ระบบจอง หรืออินเทอร์เฟซจ่ายเงิน ต้องกำหนดขอบเขตข้อมูลและผู้รับผิดชอบข้อยกเว้น
การตรวจผลลัพธ์
- สุ่มรายการบัญชีที่เสร็จแล้วและย้อนกลับถึงการจ่าย ใบเบิก หลักฐาน และคำขอเดินทางเดิมได้
- งบที่จอง ยอดเบิกจริง และยอดที่คืนตรงกันตามแผนกหรือโครงการ
- การคืน แก้ไข อนุมัติเกินเกณฑ์ และจ่ายเงินมีผู้ปฏิบัติ เวลา และเหตุผลครบ
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
- ทำคำขอหลังเกิดค่าใช้จ่าย ทำให้งบ การอนุมัติ และหลักฐานการเดินทางไม่ต่อเนื่อง
- ส่งผล OCR โดยไม่ตรวจสกุลเงิน วันที่ ผู้ขาย และจำนวน
- แยกหรือใช้ใบเสร็จเดียวในหลายใบเบิกจนเสี่ยงเบิกซ้ำ
หมายเหตุสำหรับโครงการไทย
โครงการไทยควรใช้ชื่อประเภทค่าใช้จ่ายและเหตุผลคืนให้ตรงกันทั้งไทย อังกฤษ และจีน สำหรับ THB และเงินต่างประเทศให้เก็บจำนวนเงินเดิม หลักการแปลง และหลักฐานจ่าย ส่วนเอกสารที่ยอมรับได้ ระยะเก็บ และการลงบัญชีต้องให้ผู้รับผิดชอบการเงินไทยของลูกค้ายืนยัน
โมดูลที่เกี่ยวข้อง
ขั้นตอน
- 01
ก่อนเดินทาง ให้ส่งคำขอที่มีวัตถุประสงค์ สถานที่ วันที่ หน่วยรับต้นทุน ค่าใช้จ่ายประมาณการ และเอกสารที่ต้องใช้
- 02
ตรวจงบและมาตรฐานตามแผนก โครงการ หรือประเภทค่าใช้จ่าย แล้วส่งรายการเกินงบหรือเกินเกณฑ์เข้า Workflow ที่กำหนด
- 03
เมื่ออนุมัติแล้ว ให้จองการเดินทางหรือบันทึกข้อมูลที่จองเอง โดยเชื่อมกำหนดการ เลขคำขอ และนิติบุคคลผู้รับภาระให้ตรงกัน
- 04
หลังเดินทาง รวบรวมใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ และหลักฐานจ่าย ให้ระบบอ่านผู้ขาย วันที่ และจำนวน แล้วให้พนักงานตรวจร่างใบเบิก
- 05
ผู้ตรวจสอบเทียบคำขอ กำหนดการ งบ หลักฐาน รายการซ้ำ และหน่วยรับต้นทุน หากผิดให้คืนผู้ขอแก้ ไม่แก้ยอดสรุปโดยตรง
- 06
หลังอนุมัติ ให้จ่ายเงินและสร้างรายการบัญชี ฝ่ายการเงินกระทบใบเบิก การจ่าย บัญชีค่าใช้จ่าย และหน่วยรับต้นทุนก่อนปิดงาน
ข้อแนะนำการติดตั้ง
- เริ่มทดลองจากเดินทางในประเทศ เยี่ยมลูกค้า และค่าใช้รถซึ่งเกิดบ่อย
- การอ่านเอกสารช่วยลดการกรอก แต่ไม่แทนการยืนยันของพนักงานและการตรวจของฝ่ายการเงิน
- หน้าจอ ฟิลด์ และระบบอัตโนมัติขึ้นกับ Subscription, Release และการตั้งค่าโครงการ YonSuite
แหล่งอ้างอิง
- 用友 YonSuite 智能财务 ↗用友 YonSuite 官方网站 · วันที่เผยแพร่: 官方产品页未标注 · วันที่เข้าถึง: 2026-08-12 · เวอร์ชันที่ใช้ได้: YonSuite 智能商旅费控场景；具体能力以租户订阅和配置为准
- 费用报销的‘无感化’处理技术详解：实践案例视角 ↗用友 YonSuite 官方网站 · วันที่เผยแพร่: 2025-05-16 · วันที่เข้าถึง: 2026-08-12 · เวอร์ชันที่ใช้ได้: YonSuite 智能费控、票据识别与报销审批场景