YonSuite 采购需求到供应商对账闭环
把采购需求、审批、订单确认、到货验收、退补货、供应商对账与应付交接连接成可追踪的采购协同流程。
学习目标
建立采购、仓库、质量、供应商和财务使用同一业务依据的订单—收货—对账闭环。
适用角色
需求部门、采购员、采购主管、供应商协同人员、仓库收货员、质量检验员、应付会计和系统管理员。
前置条件
- 供应商、物料、组织、仓库、单位、币种、付款条件和税务分类等基础资料已经审批并生效。
- 采购需求审批、订单授权、超量收货、质检、退货及差异处理规则已由企业确认。
- 供应商协同账号、通知方式、对账周期和单据截止时间已经测试。
完成检查
- 抽取一笔已完成采购，可从应付或付款计划追溯到对账结果、收货记录、采购订单和原始需求。
- 订单数量等于合格收货、退货、未交和已批准差异的可解释组合，不存在无来源余额。
- 供应商确认、订单变更、超量收货、拒收和对账差异均保留人员、时间、原因及关联单据。
常见错误
- 供应商口头变更交期或数量后未更新订单，导致收货和对账依据不一致。
- 把待检、拒收或退货数量当作可结算收货，造成供应商对账偏高。
- 只核对发票或供应商汇总金额，不逐项核对订单、合格收货和退货。
泰国项目提示
泰国项目建议统一供应商泰文、英文和中文名称，并保留原币、订单币种和汇率口径。进口采购还应单独跟踪运输、清关和检验时间。本教程不判断发票、VAT、WHT、海关或付款合规性，这些事项应由客户泰国财务及专业顾问确认。
相关模块
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操作步骤
01需求部门提交采购需求，写明组织、物料或服务、数量、需求日期、成本归属和必要附件，审批后形成可执行需求。
02采购员依据批准需求完成询比价或合同引用，生成采购订单并确认供应商、价格、币种、交期、收货地点、付款条件和质量要求。
03向供应商发送订单并记录确认结果；交期或数量变化必须在订单或变更单中更新，避免仅通过聊天记录改变执行口径。
04到货时仓库按订单记录实收数量、批次和包装状态；需要检验的物料进入待检，短装、超收、拒收、退货和补货分别保留原因与关联单据。
05到对账周期后，按供应商汇总订单、合格收货、退货和已处理差异，生成对账依据；采购与供应商逐项确认数量、价格、币种和未关闭事项。
06对账确认后把可结算数据交给应付会计，复核订单、收货、退货、对账结果及付款条件的一致性，再生成应付或付款计划并关闭已完成业务。
- 01
需求部门提交采购需求，写明组织、物料或服务、数量、需求日期、成本归属和必要附件，审批后形成可执行需求。
- 02
采购员依据批准需求完成询比价或合同引用，生成采购订单并确认供应商、价格、币种、交期、收货地点、付款条件和质量要求。
- 03
向供应商发送订单并记录确认结果；交期或数量变化必须在订单或变更单中更新，避免仅通过聊天记录改变执行口径。
- 04
到货时仓库按订单记录实收数量、批次和包装状态；需要检验的物料进入待检，短装、超收、拒收、退货和补货分别保留原因与关联单据。
- 05
到对账周期后，按供应商汇总订单、合格收货、退货和已处理差异，生成对账依据；采购与供应商逐项确认数量、价格、币种和未关闭事项。
- 06
对账确认后把可结算数据交给应付会计，复核订单、收货、退货、对账结果及付款条件的一致性，再生成应付或付款计划并关闭已完成业务。
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实施提示
- 先选择一个采购组织和20家高频供应商试运行，再扩展到跨组织协同。
- 对账以已确认的业务单据为依据，聊天、邮件和供应商表格只能作为补充证据。
- 页面名称、自动匹配及供应商门户能力取决于 YonSuite 租户订阅、版本和项目配置。
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参考来源
- 用友 YonSuite 智慧采购 ↗用友 YonSuite 官方网站 · 发布日期: 官方产品页未标注 · 访问日期: 2026-08-12 · 适用版本: YonSuite 智慧采购与采购协同场景；实际节点取决于租户订阅、权限和流程配置
- 业财一体化如何发现20%的采购浪费？——实践案例详解 ↗用友 YonSuite 官方网站 · 发布日期: 2025-06-06 · 访问日期: 2026-08-12 · 适用版本: YonSuite 采购订单、实际收货与对账分析场景