วงจร YonSuite จากคำขอซื้อถึงการกระทบยอดผู้ขาย
เชื่อมคำขอซื้อ การอนุมัติ การยืนยันใบสั่งซื้อ การรับของ การคืนหรือส่งทดแทน การกระทบยอดผู้ขาย และการส่งต่อเจ้าหนี้เป็นกระบวนการที่ตรวจสอบย้อนหลังได้
เป้าหมายการเรียนรู้
สร้างวงจรใบสั่งซื้อ–รับของ–กระทบยอดที่ฝ่ายจัดซื้อ คลัง คุณภาพ ผู้ขาย และการเงินใช้หลักฐานธุรกิจชุดเดียวกัน
บทบาทที่เหมาะสม
หน่วยงานผู้ขอ ผู้ซื้อ ผู้จัดการจัดซื้อ ผู้ประสานงานผู้ขาย เจ้าหน้าที่รับของ ผู้ตรวจคุณภาพ นักบัญชีเจ้าหนี้ และผู้ดูแลระบบ
เงื่อนไขก่อนเริ่ม
- ข้อมูลผู้ขาย สินค้า องค์กร คลัง หน่วย สกุลเงิน เงื่อนไขชำระ และการจัดประเภทภาษีผ่านอนุมัติและใช้งานแล้ว
- ตกลงกฎอนุมัติคำขอ อำนาจอนุมัติใบสั่ง การรับเกิน การตรวจคุณภาพ การคืน และการจัดการส่วนต่างแล้ว
- ทดสอบบัญชีผู้ขาย การแจ้งเตือน รอบกระทบยอด และเวลาปิดรับเอกสารแล้ว
การตรวจผลลัพธ์
- รายการเจ้าหนี้หรือแผนจ่ายที่เสร็จแล้วย้อนกลับถึงผลกระทบยอด การรับ ใบสั่งซื้อ และคำขอเดิมได้
- จำนวนสั่งอธิบายได้ด้วยยอดรับผ่าน ยอดคืน ยอดค้างส่ง และส่วนต่างที่อนุมัติ โดยไม่มีคงเหลือไร้ที่มา
- การยืนยันผู้ขาย การเปลี่ยนใบสั่ง การรับเกิน การปฏิเสธ และส่วนต่างมีผู้ปฏิบัติ เวลา เหตุผล และเอกสารเชื่อมโยง
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
- เปลี่ยนจำนวนหรือวันส่งด้วยวาจาแต่ไม่แก้ใบสั่ง ทำให้ฐานรับของและกระทบยอดไม่ตรงกัน
- นับของรอตรวจ ของปฏิเสธ หรือของคืนเป็นยอดรับที่พร้อมชำระ
- ตรวจเฉพาะใบแจ้งหนี้หรือยอดรวมผู้ขาย โดยไม่เทียบใบสั่ง ยอดรับผ่าน และยอดคืนทีละรายการ
หมายเหตุสำหรับโครงการไทย
โครงการไทยควรใช้ชื่อผู้ขายไทย อังกฤษ และจีนให้ตรงกัน และเก็บสกุลเงินเดิม สกุลเงินใบสั่ง และหลักการใช้อัตราแลกเปลี่ยน สำหรับสินค้านำเข้าให้ติดตามเวลาขนส่ง พิธีการศุลกากร และการตรวจแยกต่างหาก คู่มือนี้ไม่ตัดสินข้อกำหนดใบกำกับ VAT, WHT, ศุลกากร หรือการชำระเงิน ต้องให้ผู้รับผิดชอบการเงินไทยและที่ปรึกษาวิชาชีพของลูกค้ายืนยัน
โมดูลที่เกี่ยวข้อง
ขั้นตอน
- 01
หน่วยงานผู้ขอส่งคำขอซื้อพร้อมองค์กร สินค้าหรือบริการ จำนวน วันที่ต้องการ หน่วยรับต้นทุน และหลักฐาน จากนั้นขออนุมัติให้เป็นความต้องการที่ดำเนินการได้
- 02
ผู้ซื้อทำ Sourcing หรืออ้างอิงสัญญา แล้วสร้างใบสั่งซื้อที่มีผู้ขาย ราคา สกุลเงิน วันส่ง สถานที่รับ เงื่อนไขชำระ และข้อกำหนดคุณภาพ
- 03
ส่งใบสั่งให้ผู้ขายและบันทึกการยืนยัน หากวันส่งหรือจำนวนเปลี่ยน ต้องแก้ในใบสั่งหรือเอกสารเปลี่ยนแปลงที่ควบคุม ไม่ใช้เพียงข้อความแชต
- 04
เมื่อของมาถึง คลังรับตามใบสั่งและบันทึกจำนวนจริง Lot และสภาพบรรจุภัณฑ์ ของที่ต้องตรวจให้อยู่สถานะรอตรวจ ส่วนขาด รับเกิน ปฏิเสธ คืน และส่งทดแทนต้องแยกพร้อมเหตุผล
- 05
เมื่อถึงรอบกระทบยอด ให้รวมใบสั่ง ยอดรับที่ผ่าน ยอดคืน และส่วนต่างที่จัดการแล้วตามผู้ขาย แล้วตรวจจำนวน ราคา สกุลเงิน และรายการค้างทีละบรรทัดกับผู้ขาย
- 06
หลังยืนยัน ส่งข้อมูลที่พร้อมชำระให้บัญชีเจ้าหนี้ กระทบใบสั่ง การรับ การคืน ผลกระทบยอด และเงื่อนไขชำระก่อนสร้างเจ้าหนี้หรือแผนจ่ายและปิดเอกสารที่เสร็จ
ข้อแนะนำการติดตั้ง
- เริ่มทดลองด้วยหนึ่งองค์กรจัดซื้อและผู้ขายที่ใช้บ่อย 20 ราย ก่อนขยายข้ามองค์กร
- กระทบยอดจากเอกสารธุรกิจที่ยืนยันแล้ว ส่วนแชต อีเมล และไฟล์ผู้ขายเป็นเพียงหลักฐานประกอบ
- ชื่อหน้าจอ การจับคู่อัตโนมัติ และ Supplier Portal ขึ้นกับ Subscription, Release และการตั้งค่าโครงการ YonSuite
แหล่งอ้างอิง
- 用友 YonSuite 智慧采购 ↗用友 YonSuite 官方网站 · วันที่เผยแพร่: 官方产品页未标注 · วันที่เข้าถึง: 2026-08-12 · เวอร์ชันที่ใช้ได้: YonSuite 智慧采购与采购协同场景；实际节点取决于租户订阅、权限和流程配置
- 业财一体化如何发现20%的采购浪费？——实践案例详解 ↗用友 YonSuite 官方网站 · วันที่เผยแพร่: 2025-06-06 · วันที่เข้าถึง: 2026-08-12 · เวอร์ชันที่ใช้ได้: YonSuite 采购订单、实际收货与对账分析场景