YonSuite 供应商准入、分级与风险档案操作框架
从申请、证照核验、分类审批到绩效与退出，把供应商全生命周期资料变成可审计记录。
学习目标
建立一个不依赖个人邮箱和表格、能够追踪准入依据与状态变化的供应商管理流程。
适用角色
采购经理、供应商开发、质量经理、财务、法务/合规、主数据管理员与实施顾问。
前置条件
- 供应商编码、类别、采购组织和工厂范围已经确认。
- 准入资料、审批责任、复审周期与冻结/退出条件已有书面规则。
- 泰国公司证照、税务、银行、质量与其他文件的核验责任人已经指定。
完成检查
- 任选一个供应商，能够追溯申请、附件、核验人、审批、主数据变更和当前状态。
- 用重复税号或银行账户测试时，系统或控制流程能够拦截并形成处理记录。
- 到期证照、暂停供应商和例外采购能够进入清晰的预警或审批队列。
常见错误
- 把收到扫描件等同于官方核验，未记录核验渠道、时间与人员。
- 采购员既创建又审批供应商和银行信息，缺少职责分离。
- 冻结只作用于主数据页面，没有验证订单、收货或付款环节是否真正受控。
泰国项目提示
泰国项目应让本地财务、法务或合规负责人确认 DBD、税务登记、银行账户、工厂及行业证照的核验方式与保存期限；系统记录不能替代主管机关或专业人员的判断。
相关模块
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操作步骤
01建立供应商申请，记录法定名称、注册地址、税号、联系人、银行资料、供货类别和服务工厂，不直接创建可交易状态。
02按供应商类别配置必填证照、质量证书、问卷和有效期，区分原件、核验副本与供应商自报资料。
03执行采购、质量、财务及必要的法务/合规审批；对缺件、待核验和例外分别设置状态与责任人。
04审批通过后生成唯一供应商主数据，限制重复税号、重复银行账户和未经授权的名称或付款信息变更。
05将询价、合同、订单、到货、检验、交付、退货和对账表现回写到统一档案，按类别开展周期评价。
06证照到期、重大质量事件或复审失败时触发预警、暂停或冻结；恢复交易必须保留复核与批准记录。
07退出供应商前检查未结订单、在途、寄售库存、应付款、索赔和文件保存要求，并保留状态变更日志。
- 01
建立供应商申请，记录法定名称、注册地址、税号、联系人、银行资料、供货类别和服务工厂，不直接创建可交易状态。
- 02
按供应商类别配置必填证照、质量证书、问卷和有效期，区分原件、核验副本与供应商自报资料。
- 03
执行采购、质量、财务及必要的法务/合规审批；对缺件、待核验和例外分别设置状态与责任人。
- 04
审批通过后生成唯一供应商主数据，限制重复税号、重复银行账户和未经授权的名称或付款信息变更。
- 05
将询价、合同、订单、到货、检验、交付、退货和对账表现回写到统一档案，按类别开展周期评价。
- 06
证照到期、重大质量事件或复审失败时触发预警、暂停或冻结；恢复交易必须保留复核与批准记录。
- 07
退出供应商前检查未结订单、在途、寄售库存、应付款、索赔和文件保存要求，并保留状态变更日志。
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实施提示
- 先为高风险与高金额供应商建立完整模板，再扩展到全部类别。
- 风险评分应显示数据来源、更新日期和人工复核结果，不把自动标签当作法律结论。
- 本文是流程级教程，实际菜单、AI 风险识别和字段取决于许可、版本与配置。
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