แนวทางรับขึ้นทะเบียน แบ่งกลุ่ม และเก็บประวัติความเสี่ยงผู้ขายใน YonSuite
เปลี่ยนคำขอ การตรวจเอกสาร การอนุมัติ ผลงาน และการยุติผู้ขายให้เป็นประวัติวงจรชีวิตที่ตรวจสอบได้
เป้าหมายการเรียนรู้
สร้างกระบวนการผู้ขายที่ไม่พึ่งอีเมลส่วนบุคคลหรือสเปรดชีต และย้อนดูเหตุผลอนุมัติกับการเปลี่ยนสถานะได้
บทบาทที่เหมาะสม
ผู้จัดการจัดซื้อ ทีมพัฒนาผู้ขาย ผู้จัดการคุณภาพ การเงิน กฎหมาย/กำกับดูแล ผู้ดูแล Master Data และที่ปรึกษาติดตั้ง
เงื่อนไขก่อนเริ่ม
- อนุมัติกฎรหัส ประเภทผู้ขาย องค์กรจัดซื้อ และขอบเขตโรงงานแล้ว
- กำหนดเอกสาร ผู้อนุมัติ รอบทบทวน และเงื่อนไขพัก/ยุติเป็นลายลักษณ์อักษร
- แต่งตั้งผู้รับผิดชอบตรวจเอกสารนิติบุคคล ภาษี ธนาคาร คุณภาพ และเอกสารไทยอื่นแล้ว
การตรวจผลลัพธ์
- สุ่มผู้ขายหนึ่งรายแล้วย้อนจากคำขอ เอกสาร ผู้ตรวจ ผู้อนุมัติ การแก้ Master ถึงสถานะปัจจุบันได้
- การทดสอบเลขภาษีหรือบัญชีธนาคารซ้ำถูกบล็อกหรือเข้าสู่กระบวนการข้อยกเว้นที่มีบันทึก
- เอกสารหมดอายุ ผู้ขายถูกพัก และการซื้อข้อยกเว้นเข้าสู่คิวแจ้งเตือนหรืออนุมัติที่ชัดเจน
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
- ถือว่าสแกนที่ได้รับเท่ากับตรวจทางการ โดยไม่บันทึกช่องทาง วันที่ และผู้ตรวจ
- ให้ผู้ซื้อคนเดียวสร้างและอนุมัติผู้ขายกับบัญชีธนาคาร โดยไม่แยกหน้าที่
- ระงับเฉพาะหน้า Master แต่ไม่ทดสอบว่า PO รับของ และจ่ายเงินถูกควบคุมจริง
หมายเหตุสำหรับโครงการไทย
โครงการไทยควรให้การเงิน กฎหมาย หรือกำกับดูแลในประเทศยืนยันวิธีตรวจและระยะเก็บข้อมูล DBD ภาษี ธนาคาร โรงงาน และใบอนุญาตเฉพาะ ระบบไม่แทนคำวินิจฉัยของหน่วยงานหรือผู้เชี่ยวชาญ
โมดูลที่เกี่ยวข้อง
ขั้นตอน
- 01
สร้างคำขอด้วยชื่อนิติบุคคล ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ผู้ติดต่อ ธนาคาร ประเภทสินค้า และโรงงานที่ให้บริการ โดยยังไม่เปิดทำรายการทันที
- 02
กำหนดใบอนุญาต ใบรับรอง แบบสอบถาม และวันหมดอายุตามประเภท พร้อมแยกต้นฉบับ สำเนาที่ตรวจแล้ว และข้อมูลที่ผู้ขายแจ้งเอง
- 03
ส่งอนุมัติผ่านจัดซื้อ คุณภาพ การเงิน และกฎหมาย/กำกับดูแลเมื่อจำเป็น โดยแยกสถานะเอกสารขาด รอตรวจ และข้อยกเว้น
- 04
หลังอนุมัติให้สร้าง Master ผู้ขายเดียว พร้อมควบคุมเลขภาษีหรือบัญชีธนาคารซ้ำและการแก้ชื่อหรือข้อมูลจ่ายเงินโดยไม่มีสิทธิ์
- 05
นำผลการสรรหา สัญญา PO รับของ ตรวจคุณภาพ ส่งมอบ คืนของ และกระทบยอดกลับสู่ประวัติเดียวเพื่อประเมินตามรอบ
- 06
แจ้งเตือน พัก หรือระงับเมื่อเอกสารหมดอายุ มีเหตุคุณภาพสำคัญ หรือไม่ผ่านทบทวน การเปิดกลับต้องมีหลักฐานและอนุมัติ
- 07
ก่อนยุติให้ตรวจ PO ค้าง ของระหว่างทาง สต็อกฝาก เจ้าหนี้ ข้อเรียกร้อง และระยะเก็บเอกสาร พร้อมรักษา Log การเปลี่ยนสถานะ
ข้อแนะนำการติดตั้ง
- เริ่ม Template เต็มกับผู้ขายความเสี่ยงหรือมูลค่าสูง แล้วขยายตามประเภท
- คะแนนความเสี่ยงต้องเห็นแหล่งข้อมูล วันที่อัปเดต และผลทบทวนของคน ไม่ถือป้ายอัตโนมัติเป็นข้อสรุปกฎหมาย
- คู่มือนี้เป็นระดับกระบวนการ เมนู AI และฟิลด์จริงขึ้นกับ License, Release และ Configuration